Veranderingsproces bestuur en beheer van het dorpshuis

14 december 2023

Een korte inleiding

Eind 2022 is de Droom van Welsum ontstaan. Deze kwam voort uit gesprekken die het bestuur van de Stichting Dorpshuis Welsum, samen met de besturen van het Plaatselijk Belang en de Sportvereniging Welsum, voerde met Studio Vers Bestuur (provinciale organisatie) n.a.v.  de toenmalige bestuurlijke en beheer situatie van het dorpshuis en hoe vanuit die basis de toekomst van het Dorpshuis de Bongerd bestendiger gemaakt kon worden. Na een oproep van de voorzitter van PB Welsum in het najaar van 2022 meldden zich 6 Welsumers, die samen met de voorzitters van het Dorpshuis en Plaatselijk Belang de initiatiefgroep gingen vormen om te brainstormen over meer activiteiten, meer bestuurskracht, meer betrokkenheid en een andere vorm van beheer van het dorpshuis. In de loop van het jaar sloten andere geïnteresseerden en de (h)aanjagers van de verschillende groepen zich bij de initiatiefgroep aan.

Het brainstorm resultaat van deze groep kreeg de naam “Droom van Welsum” en onder deze vlag zijn dit jaar vele activiteiten ontplooid. Deze stand van zaken is op 12 september dit jaar gepresenteerd en dat was een indrukwekkende lijst. Elke activiteit werd gepresenteerd met veel enthousiasme.

Diezelfde avond gaf de voorzitter van bestuur van het dorpshuis en tevens beheerder aan, dat hij er per 1 januari 2024 mee wil stoppen. Genoeg aanleiding voor de inwoners van het dorp om samen na te denken over wat zij willen met het dorpshuis en hoe dat er uit zou moeten zien. Ook qua bestuur en bestuursvorm. Studio Vers Bestuur gaf aan het proces van uitwerking van de droom en de implementatie van de droom verder te ondersteunen. Deze implementatie en begeleiding staat los van elke vorm vooraf. Het is aan de Welsumers zelf om besluiten te nemen over hoe de toekomst van het dorpshuis er moet uitzien.

Op woensdag 4 oktober was er weer een bijeenkomst met de Welsumers, georganiseerd door het PB en het Dorpshuisbestuur, waar het document de “Welsum Droom” werd besproken en de voorzitter van het dorpshuis zijn vertrek nogmaals aankondigde. Na een levendige gedachtewisseling en discussie werd besloten het eerder opgestelde document als uitgangspunt te kiezen. Tijdens deze avond is een kerngroep van 20 mensen naar voren gekomen die hier mee bezig gaan. Doel is voor hen om te komen tot een voorstel voor de Welsumers m.b.t het bestuur,  beheer en exploitatie van het dorpshuis en deze voor te leggen voor de volgende bijeenkomst die nu gepland is op 14 december a.s..  Immers per 1 januari moeten er  onderhouds-, beheers, en op termijn wellicht ook bestuurstaken opgepakt worden.

Stand van zaken nu:

De groep van 20 is nu twee keer bij elkaar geweest. Het beheer en het bestuur van het dorpshuis is voor even uit elkaar gehaald. De groep is van mening dat eerst gekeken moet worden hoe het vertrek van Jonny, die ook manusje van alles is, het beste opgevangen kan worden. En dan met name al het werk dat het “manusje” verricht samen met andere bestuursleden die ook veel onderhoud en beheertaken op zich nemen. Daarna komt het gesprek over de beste bestuursvorm wel aan bod.

In gesprekken die de groep heeft gehad met Jonny en Annemieke kwamen een aantal zaken naar voren waarvan één wel de belangrijkste is: per direct extra mensen nodig, die verantwoordelijkheid willen dragen!

Wat als dé algemene eerste noodzaak wordt gezien is verbreding van het draagvlak en de draagkracht van de mensen die zorgen dat het dorpshuis functioneert. Er zullen meer mensen betrokken moeten zijn/moeten worden bij het runnen van het dorpshuis, wil het behapbaar zijn voor de mensen om te doen. Nu komt het op te weinig schouders neer. Dat moeten er meer worden.

Aantal aanvullende opmerkingen bij een paar kerntaken: Bij sleutelbeheer was er de  opmerking dat dit nu goed loopt. Dus dat heeft nu niet zozeer aandacht nodig. Voor het technisch onderhoud zijn er nu al twee extra mensen die hun schouders eronder willen zetten, net als ondersteuning bij financiën. Neemt niet weg dat dit er meer moeten zijn om elkaar beter te kunnen helpen in het uitvoeren van de taken, bv. twee extra mensen als het gaat om organisatorische kwaliteiten op het gebied van inkoop, bar organisatie en vrijwilligers begeleiding. Betreffende het agendabeheer zou een digitale versie van de agenda wenselijk zijn omdat er niet altijd iemand is om de fysieke agenda achter de bar te pakken. Coen wil proberen dit te realiseren op basis van de wensen. De rechten voor muteren zal bij Jonny liggen hoofdzakelijk. In de toekomst kunnen er nog veel meer mogelijkheden worden ontwikkeld vanuit de digitale agenda.

Eigenlijk zou elke kerntaak van een goed functionerend dorpshuis zoals: agendabeheer, inkoop, bardiensten, onderhoud, schoonmaak, financiën en sleutelbeheer, gedaan moeten worden door een groep mensen die zich per kerntaak organiseren.

Door de grootte van de groep valt dan de belasting van zo een kerntaak wel mee. Levert wel de vraag op: Wie in Welsum (of verbonden daar mee) wil beheertaken van Jonny over nemen en Annemieke ondersteunen?

In het voorstel naar inwoners Welsum ( bijeenkomst 14 december 2023) kan ook de vraag uitgezet worden over betrokkenheid bij Dorpshuis. Een paar keer per jaar kan ook een meet and greet worden georganiseerd voor nieuwe inwoners en belangstellenden in het Dorpshuis om de betrokkenheid direct te vergroten. Daarnaast zijn er al bestaande communicatie stromen (facebook, App, etc). En op welke manier kan de exploitatie verbeterd worden? Meer en effectiever verhuur van ruimtes? Meer (dag-)activiteiten? Eén of twee grootschalige evenementen? Sta op en doe mee!

Deze roep om meer mensen staat nog los van de bestuursvorm. Op dit moment is er een stichting actief (zonder winstoogmerk). Dit zou ook kunnen omgezet worden naar een vereniging met leden of mogelijkheid coöperatie. Dit wordt een agendapunt voor het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur. Het uitgangspunt is: hoe krijgen we een breder draagvlak in Welsum?